e-Tax Invoice & e-Receipt คือระบบใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่กรมสรรพากรส่งเสริมให้ธุรกิจใช้แทนเอกสารกระดาษ เพื่อลดต้นทุนและเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล และเป็นทิศทางที่ธุรกิจไทยกำลังปรับเข้าสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้นเรื่อย ๆ
e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร
เป็นการจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบเสร็จรับเงินในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมลงลายมือชื่อดิจิทัลหรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) แทนการออกเอกสารกระดาษ โดยข้อมูลจะถูกนำส่งให้กรมสรรพากรตรวจสอบได้โดยตรงผ่านระบบ ทำให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายมีหลักฐานที่ตรงกันและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
รูปแบบของระบบที่เลือกใช้ได้
ธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกินเกณฑ์ที่กำหนดสามารถเลือกใช้รูปแบบ e-Tax Invoice by Email ซึ่งส่งไฟล์ PDF/A-3 พร้อมลายมือชื่อดิจิทัลผ่านอีเมลไปยังระบบของกรมสรรพากรโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ส่วนธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ที่มีปริมาณเอกสารมากมักเลือกรูปแบบ XML File ส่งผ่านผู้ให้บริการนำส่งข้อมูล (Service Provider) ซึ่งเชื่อมต่อกับระบบบัญชีได้โดยตรงและประมวลผลได้จำนวนมากในเวลาอันสั้น
ข้อดีของระบบอิเล็กทรอนิกส์
ลดต้นทุนการพิมพ์และจัดเก็บเอกสารกระดาษจำนวนมาก ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำระหว่างระบบขายกับระบบบัญชี ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้รวดเร็วขึ้น และสามารถส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรได้โดยตรงผ่านระบบ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหายหรือชำรุด
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มใช้งาน
ธุรกิจต้องขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate) จากผู้ให้บริการที่กรมสรรพากรรับรอง เลือกผู้ให้บริการนำส่งข้อมูลที่เหมาะกับปริมาณเอกสารและงบประมาณ และปรับระบบบัญชีหรือระบบขายหน้าร้านให้รองรับการออกเอกสารตามรูปแบบที่กำหนด รวมถึงอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการออกเอกสารให้เข้าใจขั้นตอนใหม่
ขั้นตอนเริ่มต้นใช้งาน
เริ่มจากยื่นคำขอจดทะเบียนใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร จากนั้นขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ทดสอบระบบนำส่งข้อมูลกับผู้ให้บริการก่อนใช้งานจริง และเริ่มออกเอกสารคู่ขนานกับระบบเดิมในช่วงเปลี่ยนผ่านก่อนยกเลิกการออกเอกสารกระดาษอย่างเต็มรูปแบบ
ทีมงานสามารถช่วยประเมินความพร้อมของระบบบัญชีปัจจุบัน แนะนำผู้ให้บริการที่เหมาะสม และวางขั้นตอนเปลี่ยนผ่านให้เหมาะกับขนาดและรูปแบบธุรกิจของคุณ เพื่อให้การเปลี่ยนเข้าสู่ระบบดิจิทัลราบรื่นที่สุด
