โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพการเงินแบบเรียลไทม์ และทำงานร่วมกับผู้ทำบัญชีได้สะดวกขึ้น แต่ด้วยตัวเลือกในตลาดที่มีอยู่มากมาย การเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับธุรกิจของตนเองก็สำคัญไม่แพ้การใช้งานจริง
ปัจจัยด้านฟีเจอร์ที่ควรพิจารณา
ความสามารถในการออกใบกำกับภาษีและเอกสารขายให้ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด ความง่ายในการเชื่อมต่อบัญชีธนาคารเพื่อดึงรายการเดินบัญชีอัตโนมัติ การรองรับระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt สำหรับอนาคต และความสามารถด้านสต๊อกสินค้าหรือระบบขายหน้าร้านหากธุรกิจต้องใช้งานร่วมกัน ควรเลือกโปรแกรมที่ครอบคลุมความต้องการหลักของธุรกิจโดยไม่ต้องซื้อฟีเจอร์เกินความจำเป็น
ความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อมูลทางการเงินเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีการเข้ารหัสข้อมูล มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ตามบทบาทของผู้ใช้งาน เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลการเงินที่สำคัญ
การเชื่อมต่อกับระบบอื่น
โปรแกรมที่ดีควรเชื่อมต่อกับระบบธนาคารเพื่อกระทบยอดอัตโนมัติ เชื่อมต่อกับระบบ e-commerce หรือระบบขายหน้าร้านหากธุรกิจมีช่องทางขายหลายช่องทาง และรองรับการส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่ผู้สอบบัญชีหรือผู้ทำบัญชีภายนอกนำไปใช้งานต่อได้สะดวก ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนระหว่างระบบ
ค่าใช้จ่ายและรูปแบบการเรียกเก็บเงิน
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่คิดค่าบริการแบบรายเดือนหรือรายปีตามจำนวนผู้ใช้งานหรือปริมาณเอกสาร ควรประเมินค่าใช้จ่ายระยะยาวเทียบกับประโยชน์ที่ได้รับ รวมถึงตรวจสอบว่ามีค่าใช้จ่ายแอบแฝง เช่น ค่าธรรมเนียมเมื่อเอกสารเกินโควตา หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับฟีเจอร์ขั้นสูงหรือไม่
ทำงานร่วมกับผู้ทำบัญชีได้ราบรื่น
ระบบที่ให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลแบบแบ่งระดับ ช่วยให้ผู้ทำบัญชีภายนอกตรวจสอบและปิดงบได้โดยไม่ต้องเดินทางมารับเอกสารด้วยตนเอง เจ้าของธุรกิจสามารถอนุมัติรายการหรือตรวจสอบความคืบหน้าได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ ลดระยะเวลาสื่อสารไปมาระหว่างสองฝ่าย
เทคโนโลยีที่เหมาะสมไม่ได้แทนที่นักบัญชี แต่ช่วยให้การทำงานร่วมกันแม่นยำและรวดเร็วขึ้น
ก่อนตัดสินใจเลือกโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง แนะนำให้ทดลองใช้งานฟรีหากมี และปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีที่ดูแลกิจการของท่าน เพื่อให้มั่นใจว่าโปรแกรมที่เลือกจะรองรับการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นในระยะยาว
